Het leed dat vergaderen heet

Ken je of ben je er eentje? Zo’n echte vergadertijger die met zijn of haar laptop of een stapel papieren onder de arm van vergadering naar vergadering rent? Om vervolgens (meestal net te laat) puffend aan te schuiven, waar de andere deelnemers braaf op je zitten te wachten, ondertussen de tijd dodend met kletsen over koetjes en kalfjes. Hoe laat zouden we starten? 10.00 uur? Ach… 10.06 uur is toch ook best prima?

Geen tijd voor het échte werk

Gek genoeg voelt vergaderen meestal als serieus ‘werk’. En inderdaad, een puntig en effectief inhoudelijk overleg of een brainstormsessie kunnen erg nuttig en effectief zijn. Veel vergaderingen zijn echter weinig efficiënt of leveren te weinig echte waardevolle resultaten op. Ze hebben geen helder doel of gaan eindeloos door. In de afgelopen jaren zijn daar ook nog de ontelbare online vergaderingen bijgekomen. Waarbij de helft van de deelnemers (even eerlijk: jij toch ook?) op zijn of haar tweede scherm stiekem de mailbox bijwerkt of chat met een collega.

Een dure hobby

De gemiddelde Nederlandse werknemer blijkt zo’n 30 uur per maand te vergaderen. Dat is dus wel zo’n 360 uur per jaar (!). Te veel vergaderen kost jou dus niet alleen persoonlijk veel tijd en energie, maar is ook stikduur voor de organisatie, tenminste als het om niet facturabele uren gaat. Vermenigvuldig het aantal deelnemers aan de vergadertafel maar eens met een uurtarief…

Minder vergaderen, meer resultaat

Heb je enig idee hoeveel uur per week jij besteedt aan vergaderen? Pak je agenda er eens bij en zoek het uit. Tel de uren die je hebt doorgebracht in overleg in de afgelopen twee maanden eens bij elkaar op. Schrik je daarvan? Grote kans dat ze lang niet allemaal écht nodig waren.

Deze inventarisatie geeft jou het inzicht dat nodig is om nutteloze en inefficiënte vergaderingen vanaf nu uit je agenda te verbannen. Hoe je dat doet?

1. Begin altijd op tijd. Ja, óók als niet iedereen aanwezig is. Door op tijd te beginnen, beloon je de deelnemers die wel de moeite hebben genomen om er te zijn. En wellicht motiveert het notoire  ‘laatkomers’ om vanaf nu meer hun best te doen. Probeer ook eens een aparte aanvangstijd, bijvoorbeeld 13.13 of 09.37. Mogelijk daag je zo mensen hiermee uit om exact op tijd te zijn voor de ‘sport’ of als grap.
2. Beperk het aantal vergaderingen. Blijf kritisch voordat je een vergadering belegt of accepteert. Is deze écht nodig? En zo ja, moet iedereen er ook bij zijn? Kunnen overige betrokkenen vooraf of achteraf geïnformeerd worden via chat of e-mail?
3. Vergader korter. Beperk de tijd die je plant voor een vergadering. In 45 minuten kan ongeveer net zoveel bereikt worden als in 60 minuten. Dit maakt extra gefocust en to-the-point. Vergader ook eens staand, op een andere locatie of wandelend. Houd ook voldoende tijd tussen twee vergaderingen. Dit geeft je de gelegenheid om tussendoor bij te komen of even snel wat dingen uit te zetten.
4. Zorg voor structuur. Werk aan de hand van een agenda met tijdsplanning. Gebruik de eerste 5 minuten om bij te praten en ‘in te checken’, maar ga daarna direct over naar het onderwerp van de bijeenkomst. Maak eventueel één collega voorzitter of stel iemand aan als ‘tijdmanager’.
5. Korte en concrete verslaglegging. Beperk de notulen tot concrete afspraken en specifieke acties. Wie doet wat en wanneer? Tegenwoordig zijn er veel A.I. tools beschikbaar om daarbij te helpen. Laat onderwerpen ‘adopteren’ door deelnemers en spreek met elkaar af wanneer terugkoppeling volgt.

Je hebt altijd een keuze

Ik hoor je denken: leuk al die tips, maar de meeste vergaderingen worden ingeschoten door mijn manager of klanten. Daar MOET ik gewoon bij zijn. Maar is dat echt zo? Jij hebt altijd nog zelf de keuze of je een vergadering wel of niet accepteert. En je hebt het recht om ‘nee’ te zeggen of ‘niet nu’. Overweeg ook om enkel een gedeelte van de bijeenkomst bij te wonen.

Jij bent de baas!

Niemand anders dan jijzelf heeft de zeggenschap over jouw tijd. De consequentie van die keuze is misschien op korte termijn onprettig als je ‘nee zegt. Maar op langere termijn levert het je een veelvoud op aan tijd, energie en (ja, óók) respect van je collega’s.

Vind je het lastig om in de praktijk te bepalen wanneer een vergadering nodig is? Download hier een handig beslisschema: Vergaderen JA/NEE? met zeven vragen die je jezelf zou moeten stellen voordat je besluit een vergadering organiseren of accepteren: Stroomschema-vergaderen-JA-NEE.pdf

Dit artikel verscheen eerder als bijdrage op Mr. online. Je leest het hier.