Waarom je het grootste gedeelte van jouw taken zou moeten schrappen!

Herken je dit? Je bent altijd maar druk, druk, druk. De hele dag ben je bezig met het bijwonen van vergaderingen, het beantwoorden van telefoontjes en e-mails en het blussen van brandjes. Je werkt hard en bent ook behoorlijk productief. Toch ben je aan het eind van de dag maar zelden écht blij en tevreden over wat je hebt bereikt. Had je niet veel meer willen en kunnen doen vandaag? En extra vervelend: ook in je vrije tijd bekruipt je steeds vaker een opgejaagd en onrustig gevoel.

Altijd maar druk

Hoe komt het dat je vaak zo druk bezig bent, zonder het idee te hebben écht vooruit te komen? Alsof je altijd maar tegen de stroom inzwemt. Het antwoord is best simpel. Je hebt simpelweg veel te veel te doen en er is te weinig tijd beschikbaar om alles te doen waarvan je vindt dat je het zou moeten doen. Je bent té ambitieus! Daarnaast besteed je waarschijnlijk ook veel te veel tijd aan zaken die geen prioriteit hebben of die vooral belangrijk zijn voor anderen. Zaken die jou dus niet dichterbij je eigen doelen brengen, maar je er juist vanaf houden. Hoog tijd dus om actie te ondernemen!

Een gouden regel

Het is een vrij bekend gegeven dat we in veel gevallen in ongeveer 20% van onze tijd en energie ongeveer 80%, maar mogelijk zelfs wel 95%, van onze resultaten kunnen halen. Sommige activiteiten leveren gewoonweg veel meer resultaat en voldoening op dan andere. Juist daar ligt de sleutel tot het verhogen van jouw effectiviteit, productiviteit én werkplezier!!!

Jouw 20%…

Hoe kun je deze 20%, ofwel jouw ‘kerntaken’ herkennen? Vrij simpel: inventariseer hoe je jouw tijd besteedt. Waar ben je de hele dag zoal mee bezig? Om écht goed inzicht te krijgen, kun je een paar dagen een tijddagboek bijhouden. Het is een investering, maar het levert je een schat aan waardevolle en unieke informatie! Stel jezelf vervolgens de volgende vragen:

• Welke taken leveren mij het meeste resultaat én voldoening op?
• Waar ben ik écht goed in? Waar is mijn toegevoegde waarde optimaal?
• Wat zou ik meer of vaker moeten doen om in de toekomst nóg succesvoller, gezonder én gelukkiger te kunnen zijn?

Verspilling

Je zult ervan schrikken hoeveel tijd er in de praktijk ‘weglekt’ aan taken en activiteiten die niet belangrijk zijn, waar je minder goed in bent of die je helemaal niet eens leuk vindt. Wat een verspilling! Vooral als je bedenkt dat tijd verreweg jouw meest waardvolle en kostbare bezit is. Elke minuut kun je maar 1x besteden en daarna is hij voorgoed voorbij…  Hoog tijd dus voor verandering, vind je niet?

Waarom doe je al die andere activiteiten überhaupt nog? Stop er gewoon mee! Dit klinkt gemakkelijk. Maar in de praktijk is het een behoorlijke uitdaging om al jouw stoorzenders en tijdvreters uit te bannen. Zelfs als je heel goed weet waar jouw tijd weglekt…

Ingesleten paadjes

Hoe komt dat? Het grootste gedeelte van de tijd is ons gedrag het directe gevolg van automatische patronen. Deze gedachten, overtuigingen en handelingen zijn diep ingesleten in onze hersenen. Je doet dus wat je altijd deed, simpelweg omdat je het altijd zo gedaan hebt.

Daarnaast doen we veel dingen, omdat we denken te weten dat anderen dit van ons verwachten. Sociale acceptatie, erkenning en waardering zijn nu eenmaal primaire emotionele basisbehoeften. En vaak zijn we hierin ook nog eens extra streng naar onszelf. Want als jij het niet doet, wie dan wel? En wat als anderen je niet aardig of competent vinden? Dat zou toch een ramp zijn? Veel van deze belemmerend overtuigingen maken dat we ons te verantwoordelijk voelen. Niet alleen voor de uitvoering van het werk, maar ook voor het plezier en geluk van anderen.

Overtuigingen zijn gedachten die we vaak denken en die dus hardnekkig ingesleten zijn. Ook al weten we met ons verstand dat ze niet (meer) in ons belang zijn.  Maar het goede nieuws is: bijna alle gewoonten kun je afleren. Je kunt nieuwe overtuigingen en gewoonten inslijten. In ieder geval, uiteindelijk vaak wel na een periode van doorzetten en geduldig zijn.

Vier super krachtige wapens in jouw tijdstrijd!

Omdat het aanpassen van jouw overtuigingen behoorlijk wat tijd en energie vraagt, bevat dit artikel een aantal slimme en praktische tips om die 80% aan ‘ruis’ binnen jouw tijd en activiteiten snel en gemakkelijk te tackelen!

1. Elimineer Misschien wel het allerbelangrijkste wapen om écht slim te werken is beslissen welke taken je vanaf nu NIET meer gaat doen! Doe liever minder dingen, maar dan wel de goede dingen! Besteed jouw waardevolle tijd en aandacht aan die activiteiten die een maximale bijdrage leveren aan jouw werk en je leven. De eerder in dit artikel genoemde vragen kun je daarbij op weg helpen.
2. Delegeer Wat doe je met die werkzaamheden waarvan je hebt besloten ze niet meer te doen? Zijn dit zaken die uiteindelijk toch moeten gebeuren, bijvoorbeeld de boodschappen, het bijhouden van jouw website of administratie?  Delegeer ze dan. Vaak vergeet je dat iemand anders deze activiteiten misschien wel beter, sneller of zelfs goedkoper kan uitvoeren dan jijzelf. En daarbij: wat jij niet leuk vindt, is voor een ander misschien wel een hele interessante of uitdagende klus. Zoveel mensen, zoveel wensen, toch?
3. Automatiseer Wees eerlijk: betrap jij jezelf er soms ook op werkzaamheden handmatig of repetitief te doen waarvan je weet dat ze prima kunnen worden uitgevoerd door je computer of een app? Het vergt op de korte termijn misschien even extra tijd en energie om uit te zoeken hoe je dit het beste kunt doen. Maar óók dit hoef je mogelijk niet zelf te doen. Misschien kan iemand anders dit voor je uitzoeken en zelfs inregelen? Dit levert je niet alleen gigantisch veel resultaat, maar veel meer kwaliteit én werkplezier op in de toekomst.
4.  Optimaliseer Een super krachtige sleutel tot écht slim werken is het optimaliseren van efficiency. Dit kan  onder andere door het stroomlijnen van jouw werkzaamheden. Voer hiervoor taken en activiteiten het liefst geclusterd achter elkaar uit. Noteer ze tot die tijd op een lijstje of in de agenda. Het kan gaan om gelijksoortige werkzaamheden, zoals het opruimen van documenten, het beantwoorden van e-mails of telefoontjes. Maar ook taken die betrekking hebben op een specifiek project of onderwerp of waar een bepaalde mindset voor nodig is.

Ik wens je veel plezier en succes 😊.

Wil je af van het opgejaagde gevoel van altijd maar druk te zijn? Wil jij ook zo graag meer tijd voor écht belangrijke zaken? Wil je ook jouw tijd efficiënter te gebruiken en jouw werkzaamheden gemakkelijker en sneller uit te voeren? Heb je behoefte aan meer plezier en ontspanning in je vrije tijd?

Neem dan contact op en we denken graag met je mee!