Van rommel naar ruimte
Kun jij gemakkelijk vinden wat je nodig hebt? Wist je dat de gemiddelde professional wel zo’n 4 uur per week bezig is met het zoeken naar documenten? Wat een verspilling!
Het lijkt misschien een bijzaak, maar het opruimen van je werkplek kan je heel veel extra resultaat en plezier opleveren.
🕐 Maak er een dagelijkse gewoonte van om tijd te maken om je werkplek en de inbox georganiseerd te houden. Het ‘kost’ je maximaal 10 tot 20 minuten per dag en levert je heel veel extra overzicht en rust op. Een must, juist als je het druk hebt!
Investeer in een simpele digitale mappenstructuur van maximaal 10 mappen van zo algemeen mogelijke categorieën. Te veel gedoe? Een simpel en snelle oplossing is om alleen een algemene map ‘archief’ te gebruiken. De zoekfunctie van jouw computer of mail- programma doet vervolgens de rest.
🕐Ontwikkel de gewoonte om e-mails te verwerken door direct te beslissen WAD je ermee doet. Dus: kun je het Weggooien, Afhandelen of Doorsturen? Niet in de gelegenheid om snel te antwoorden? Informeer dan de andere partij wanneer je erop terugkomt. Markeer deze berichten met een specifieke kleur of categorie, zodat je ze later efficiënt kunt verwerken.
🕐 Ondanks dat de meeste informatie digitaal beschikbaar is, hebben velen van ons een voorkeur voor papier. Bewaar notities en documenten zoveel mogelijk bij elkaar op categorie. Een ouderwetse termijnmap met 31 tabbladen of harmonicamap werken prima. Of maak een foto of scan de notitie en voeg het toe aan je digitale notitie app.
