Echt slim online vergaderen? Zó doe je dat!
Tot een aantal weken geleden was online vergaderen verre van gemeengoed. Maar hoe snel kan de wereld veranderen?! In een tijdsbestek van amper een aantal weken is het voor velen van ons gewoon geworden en vaak zélfs dagelijkse kost, om te vergaderen met behulp van applicaties als ZOOM, MS Teams, Hang-outs of Skype. Het gebruik van deze apps is nu dé manier om niet alleen in contact te blijven met klanten en collega’s, maar ook met familie en vrienden.
Huiverig
Om eerlijk te zijn was ik er tot héel recentelijk zelf ook behoorlijk huiverig voor. Toch begon ik wat onwennig begonnen met een aantal gesprekjes via Skype en ZOOM. En zie daar: niets flexibeler dan de mens, tenminste op die momenten dat het écht moet! In de praktijk blijkt het meestal geen kwestie van niet kunnen, maar van (nog) niet willen… Inmiddels is het online voeren van gesprekken ook voor mij een heel normaal onderdeel van mijn dagen geworden. Ik begin de dag meestal met een koffie momentje met mijn mede-trainers van Boven de Lijn, vaak gevolgd door online coachgesprekken. Sinds deze week kan ik daar ook online trainingen aan toevoegen. Natuurlijk gaat er niets boven direct face-to-face contact. Maar efficiënter lijkt online vergaderen in veel gevallen zeker te zijn. Al is het maar door de hoeveelheid reistijd die het scheelt voor alle deelnemers.
Energie
In de dagelijkse praktijk valt het mij op dat ik bij een online vergadering een gedeelte van de ‘energie’ mis die er bij fysieke aanwezigheid wél lijkt te zijn. Normaal krijg ik juist extra energie van gesprekken met anderen, maar nu lijkt er soms juist energie ‘weg te lekken’. Zo merk ik dat ik persoonlijk de neiging heb om harder te gaan praten, alsof mijn punt anders onvoldoende zou overkomen. Het gevolg is dat ik, vooral na langere sessie, soms doodmoe ophang. Helemaal als ik tijdens deze sessie de gehele ‘videobel bingokaart’ heb kunnen aankruisen van: “Je viel even weg…”, “Ik versta je niet…”, “Kun je dat nog een keer herhalen…?” “Zie je mij…?” Vermoeiend en frustrerend!!
Het nieuwe normaal
Los van de duur en de strengheid van de maatregelen die vanuit de overheid van kracht blijven, is éen ding zeker: op korte termijn is er geen zicht op teruggang naar het ‘oude normaal’. Het lijkt erop dat we ons erbij neer zullen moeten leggen dat we in beperking leven. In ieder geval tot komend najaar. Ik schat de kans levensgroot dat online vergaderen en thuiswerken na deze crisis periode een vaste plek in onze manier van werken én samenwerken zal behouden. En als we dan tóch overstappen naar deze manier van communiceren, laten we er dán maar het beste van maken!
Hoe doe je dat nu precies: écht slim online vergaderen? En is er al zoiets als ‘online vergader etiquette’? Deze 10 slimme tips helpen jou bij prettige én succesvolle online vergadering!
1. Wees op tijd
Een basisregel, zowel voor online als offline bijeenkomsten! Het is een kwestie van respect voor de tijd en aandacht van de ander. Niets zo vervelend als onnodig lang te moeten wachten in een digitale vergaderruimte tot alle deelnemers zijn ingelogd. Probeer het liefst zelfs een paar minuten vroeger te zijn, zodat je ook gelijk even jouw beeld en geluid kunt testen.
2. Een heldere agenda
Net als bij ‘regulier vergaderen’ is een duidelijke agenda mét tijdsplanning een echt boost voor de het succes van jouw bijeenkomst. Bepaal vooraf het algemene doel van de bijeenkomst. Komen jullie bij elkaar om te brainstormen, vervolgacties te bepalen of inspiratie op te doen? Of is het doel om met elkaar in contact te blijven en te bespreken waar iedereen mee bezig is? En: welk concrete resultaat is gewenst? Houd je ook met elkaar aan de vooraf afgesproken start- en eindtijd. Start ongeveer 10 minuten van tevoren met afronden door een vraag te stellen als: “Zijn er nog belangrijke zaken die niet besproken zijn?” Plan dan ook direct een vervolgbijeenkomst om de onderwerpen te bespreken die niet aan bod zijn gekomen.
3. Gebruik to-the-point communicatie
Video bellen vraagt gedeeltelijk om andere communicatie skills. Probeer to-the-point te blijven. Spreek bijvoorbeeld af dat iedereen maximaal 30 of 60 seconden aan het woord is. Dit nodigt uit om kort en bondig te blijven. Een bekend gegeven is de ‘wet van Parkinson’. Deze stelt dat je de hoeveelheid tijd neemt voor een taak of vergadering die beschikbaar is.
Een goed gestructureerde en strak geleide online-vergadering van 45 minuten is vaak nét zo effectief als een sessie van 60 minuten. In dit laatste geval vergroot je alleen de kans dat langer wordt stilgestaan bij minder belangrijke zaken, details of herhalingen. Een voorzitter kan toegevoegde waarde bieden door genomen besluiten te herhalen en acties concreet toe te wijzen aan specifieke deelnemers.
4. Hanteer een sprekers-etiquette
Het lijkt zo logisch, maar de meeste videobel afspraken ontaarden met regelmaat in een kakafonie waarbij niemand elkaar kan verstaan. Maak de afspraak om maar één persoon tegelijk te laten spreken, bijvoorbeeld door een voorzitter het woord te laten geven. Bij sommige video-bel apps kun je het woord vragen door een ‘digitaal handje’ op te steken. Maar een andere code, bijvoorbeeld door je hand richting de lens te steken, kan ook heel goed werken. En stel je een vraag waar iedereen ‘ja’ of ‘nee’ op kan zeggen? Spreek dan af om een duim omhoog of omlaag te steken.
5. Creëer een prettige belplek
Niets is vervelender dan een rumoerige omgeving met veel omgevingsgeluiden. Kies een ruimte waar je ongestoord kunt bellen. Bel het liefst met een koptelefoon met oortjes en ingebouwde microfoon. Om onnodige geluiden op de achtergrond tot een minimum te beperken, spreek af dat iedereen het geluid op ‘mute’ zet, behalve de voorzitter of primaire spreker. Het geluid kun je gemakkelijk weer inschakelen zodra ze iets willen zeggen. Bij apps als Zoom en Skype kun je de mute er gemakkelijk aan en af halen door simpelweg op de spatiebalk te klikken.
6. Zorg voor een goede verbinding.
Echt, hele een open deur, maar zorg dat je een stabiele internet verbinding hebt. Het kan helpen om de camera’s van de ‘niet sprekende deelnemers’ te schakelen. Als dit niet helpt, bijvoorbeeld omdat er meer mensen in huis gebruik maken van de WIFI breedband voor werk of school, maak dan een tijdelijk een hotspot aan vanuit je mobiele telefoon. Komt die hoge internet bundelt toch nog van pas 😊!
7. Zet jezelf in het zonnetje
Zorg dat je goed te zien bent voor de andere deelnemers. Ga voor het raam zitten of zorg voor kunstlicht boven of voor je. Licht van achteren maakt dat jouw gespreksgenoten alleen jouw schaduwkant te zien krijgen.
8. Een rustige achtergrond
Mensen zijn bij voorkeur visueel én daarnaast ook erg nieuwsgierig ingesteld. Voorkom dat jouw achtergrond onnodig afleidt van de alle geweldige en waardevolle dingen die je zeg! Plaats je laptop dus voor een rustige achtergrond. Bij veel apps, zoals Skype, Zoom en Teams, kun je de achtergrond gemakkelijk ‘blurren’ of een andere achtergrond kiezen.
9. Niet eten en drinken
Omdat jezelf in je eigen vertrouwde thuisomgeving bevindt, is het heel verleidelijk om te eten en drinken tijdens een online afspraak. Maar vooral eten geeft naast een héél onaantrekkelijk beeld ook geluid. Is het tóch noodzakelijk om te eten? Mute dan in ieder geval jouw geluid en schakel eventueel de camera uit. Let er ook op dat je jouw geluid op mute zet of de bluetooth van je oortjes uitschakelt als je op de wc zit…!
10. Focus, focus, focus…
Het is tijdens een online gesprek, vooral bij meer dan 3 deelnemers, heel verleidelijk om op een ander scherm even tussendoor jouw e-mail te checken. Doe dit niet! Focus je 100% op het gesprek. De anderen zullen altijd merken dat je er niet met je volledige aandacht bij bent. Daarbij is multitasken in geen enkele situatie echt efficiënt en al helemaal niet effectief. Meer dingen tegelijk doen gaat altijd ten koste jouw focus én de kwaliteit. Vind je het onderwerp niet belangrijk of interessant dat besproken wordt? Wees dan eerlijk. Geef aan dat je even uitlogt en wat anders gaat doen.
Ik wens je veel online vergadering succes én plezier!
