Slim en efficiënt werken in Outlook is eigenlijk heel gemakkelijk. Hier zeven slimme tips om je op weg te helpen:

1. Notificaties uitschakelen: Het de hele dag door lezen van de mail is echt niet efficiënt. Schakel dus het liefst alle notificaties uit. Dit doe je in Outlook door in het menu ‘Bestand’ en ‘Opties’ te kiezen voor ‘E-mail’. In het midden van dit scherm vind je de mogelijkheid om bij ‘Ontvangst van bericht’ alle meldingen uit te schakelen. Wat een rust…
2. Geclusterd lezen en beantwoorden: Het lezen en beoordelen van mails in Outlook kost je onnodig veel tijd wanneer je dit de hele dag door doet. Koppel het lezen en verwerken van je e-mail daarom het liefst los van alle andere werkzaamheden. Je kunt dit doen op een aantal vaste momenten op de dag. Maar het kan al veel efficiency opleveren als je er enkel en gewoonte van maakt om je mail af te sluiten als je met iets anders bezig bent.
3. Direct beslissen: Hoe vaak lees je een bericht om het daarna weer te sluiten zonder dat je er iets mee hebt gedaan? Zonde van je tijd én energie. Probeer de gewoonte aan te leren om bij elk mailbericht dat je opent direct te beslissen W.A.D. je ermee doet: Weggooien, Afhandelen of Doorsturen. Hiermee vergroot je de doorloopsnelheid in je mailbox aanzienlijk.
4. Slim je inbox organiseren: Een rommelige inbox zorgt voor onrust en zelfs stress. Om meer overzicht te creëren, is het slim om berichten in je inbox te clusteren met kleurcategorieën. In Outlook zijn deze te vinden in het hoofdlint onder ‘Labels’ en ‘Categoriseren’. In dit menu kun je jouw labels een eigen naam geven, bijvoorbeeld: op projectnaam, type taak of urgentie. Door alle berichten vervolgens te sorteren door te klikken bovenin de kolom ‘Categorieën’ worden alle mails in je inbox overzichtelijk onder elkaar getoond op kleurcategorie.
5. Een rustig beeld creëren: Hoe handig het misschien ook lijkt, het leesvenster leidt vaak onnodig af. In het menu ‘Beeld’ kun je in Outlook kiezen voor ‘Leesvenster’ en dan ‘Uit’. In ditzelfde lint kun je ook de optie ‘Voorbeeld van bericht’ uitschakelen, waardoor de eerste zin van het bericht niet meer zichtbaar is. Dit geeft een nog overzichtelijker en dus rustiger beeld.
6. Automatische regels aanmaken: Je kunt regels aanmaken op basis waarvan Outlook uit zichzelf een actie onderneemt. Zo kun je bijvoorbeeld cc. mails laten bezorgen in een aparte map, kleurcategorie of zelfs in een andere tekstkleur. Deze optie kun je vinden in het menu ‘Bestand’ en dan ‘Regels en waarschuwingen beheren’. Kies voor ‘Nieuwe regel’ en ‘Regel toepassen voor berichten die ik ontvang’. Op deze manier kan Outlook alvast een eerste schifting voor je doen.
7. Je uitschrijven voor nieuwsbrieven. Dagelijks ontvangen we heel veel onnodige mails. Meestal verwijderen we deze, om ze daarna steeds weer opnieuw te ontvangen. Hier kun je een eind aan maken door onderin elke ongewenste melding of nieuwsbrief te klikken op de link ‘Uitschrijven’. Je kunt ook een automatische regel aanmaken, waarmee Outlook de nieuwsbrieven automatisch voor jou in een andere map plaatst.